Posibles Escenarios y Acciones de Control
En esta fase de control, se evalúan los posibles resultados del proyecto para medir su progreso y viabilidad. A continuación, se presentan los escenarios con las acciones correctivas y de mantenimiento para cada uno.
| Descripción de Escenarios |
Propuesta de Solución |
Acciones |
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El mejor:
Se consigue financiamiento adicional y colaboradores voluntarios, superando las expectativas. La app se desarrolla en menos tiempo del previsto y funciona sin errores.
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¿Cómo puedo mantener el desarrollo del proyecto así?
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Propuesta de Solución:
- Mantener la motivación del equipo a través de un reconocimiento continuo y público.
- Establecer un plan de recompensas, como certificados de participación o menciones especiales, para incentivar a los colaboradores.
- Evaluar la inclusión de más contenido o funcionalidades que enriquezcan la experiencia del usuario, aprovechando la aceleración del proyecto.
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El peor:
El presupuesto se agota, no hay colaboradores, la app falla y la participación es baja.
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¿Cómo puedo mejorar el desarrollo del proyecto?
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Propuesta de Solución:
- Relanzar una campaña de fondeo con un mensaje más claro y urgente para atraer nuevos donantes.
- Buscar activamente apoyo institucional de entidades como el INALI o universidades que tengan programas de preservación cultural.
- Tener una plataforma "no code" alternativa lista para usar en caso de fallos críticos, lo que garantiza la continuidad del proyecto.
- Reformular la estrategia de difusión de los talleres, buscando nuevos canales de comunicación para aumentar la participación de la comunidad.
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Estándares para el Seguimiento del Proyecto
Estándares para identificar el peor escenario
Para identificar un escenario desfavorable, se utilizarán estándares de **cantidad**, **tiempo** y **calidad** que permitan una medición objetiva.
- Si no se contacta a un mínimo de 5 hablantes en 2 semanas.
- Si el 30% del presupuesto se gasta sin haber avanzado la mitad.
- Si el audio inicial tiene mala calidad.
Estándares para guiar las acciones correctivas
Los mismos estándares se aplicarán a las soluciones propuestas para garantizar que sean adecuadas y efectivas.
- Un contacto con el INALI que brinde al menos 3 referencias.
- Recaudar el 50% de los fondos necesarios en el primer mes de campaña.
Tipo de Estándares para Medir Resultados
Los estándares para medir los resultados del proyecto deben ser de **cantidad**, **calidad** y **tiempo**. Esto es fundamental porque permiten medir el progreso de forma objetiva, asegurando la viabilidad del proyecto y su éxito a largo plazo.
10 Estándares para el Seguimiento del Proyecto
- **Cantidad:** Al menos 50 descargas en el 1er mes.
- **Calidad:** 4.5/5 estrellas en tiendas de apps.
- **Calidad:** Tasa de satisfacción del 80%+ en talleres.
- **Tiempo:** Recopilación de contenido en 5 semanas.
- **Finanzas:** Presupuesto respetado para la 1ra etapa.
- **Calidad:** Cero fallos críticos en la app.
- **Cantidad:** Al menos 20 participantes en talleres.
- **Calidad:** Audio sin ruidos de fondo.
- **Tiempo:** Versión piloto lista en 12 semanas.
- **Cantidad:** Colaboración de al menos 3 hablantes nativos.
Conceptos Adicionales de Control de Proyectos
El control de un proyecto es una función continua que se aplica a lo largo de todas sus fases. Su objetivo principal es asegurar que los resultados se alineen con los objetivos establecidos, respondiendo a la pregunta fundamental **"¿Cómo se hizo?"** (Sosa, 2021). Este proceso sirve para:
- **Identificar y analizar** las causas de las desviaciones para evitar que se repitan en el futuro.
- **Proporcionar información** oportuna sobre la ejecución de los planes, lo que se convierte en un fundamento sólido para futuras planeaciones.
- **Reducir costos y ahorrar tiempo** al prevenir errores antes de que se conviertan en problemas mayores.
Un sistema de control eficaz se basa en un ciclo de mejora continua que incluye las siguientes etapas (Project Management Institute, 2021):
- **Establecimiento de estándares:** Definir criterios de medición claros y cuantificables para los resultados esperados.
- **Medición de resultados:** Evaluar el progreso real en comparación con los estándares definidos, utilizando herramientas como los indicadores clave de rendimiento (KPI).
- **Análisis de desviaciones:** Identificar las diferencias entre el resultado real y el estándar, y determinar las causas raíz de estas desviaciones.
- **Corrección y retroalimentación:** Tomar acciones correctivas para alinear el desempeño con lo planeado. Esta información es crucial para la gestión del conocimiento del proyecto y para mejorar futuros procesos.
El control debe aplicarse a todos los elementos del proyecto: los recursos (materiales, financieros), las personas involucradas y cada actividad que se realiza.
Retroalimentación del Asesor Virtual
Áreas de Oportunidad y Puntos por Corregir:
- Se debe describir la propuesta de solución en el apartado de acciones para cada escenario.
- Asegurarse de responder las preguntas con claridad y buena redacción.
- Anexar los 10 estándares que se utilizarán en el proyecto, respondiendo a la pregunta 4.
Puntos Fuertes:
- La presentación de fuentes de consulta es correcta y evidencia un buen manejo de la información.